Se préparer à Copilot : anticiper les changements dans l’organisation

Copilot gestion du changement
Découvrez comment optimiser l'usage de Microsoft 365 Copilot : préparation des données, gestion du changement, formation des équipes et plus.

Dans l’univers numérique en rapide évolution, Microsoft 365 Copilot se présente comme un véritable game-changer. Ce coéquipier numérique est conçu pour transformer notre manière de travailler et d’organiser nos données. Toutefois, un déploiement réussi requiert une préparation minutieuse. De l’organisation des données à la gestion du changement, chaque étape compte. Dans cet article, nous vous guidons à travers ces éléments clés pour tirer le meilleur parti de Copilot.

 

 

Préparation des Données pour Microsoft 365 Copilot

Microsoft 365 Copilot est une avancée technologique impressionnante, mais pour récolter tous ses bénéfices, une préparation en amont s’avère essentielle. Premièrement, l’organisation de vos données est la clé. C’est en quelque sorte le carburant de Copilot. Assurez-vous de centraliser vos données et d’éliminer les fichiers en double pour optimiser l’efficacité.

 

Optez résolument pour les versions web des logiciels Microsoft. Ce faisant, non seulement vous vous positionnez pour une meilleure intégration avec Copilot, mais vous optimisez aussi l’accessibilité et la synchronisation de vos données en temps réel. Cela se traduit par une utilisation fluide et une expérience utilisateur améliorée.

 

Un aspect souvent négligé mais crucial est la conservation de votre historique, en particulier vos courriels. Il pourrait être tentant de « nettoyer » et de supprimer d’anciens courriels pour faire de la place ou pour des raisons de confidentialité. Cependant, chaque courriel est une mine d’informations pour Copilot. La suppression de ces données priverait l’outil d’un contexte précieux qui pourrait enrichir ses réponses. Même si l’envie de tout ranger est grande, n’oubliez pas que la corbeille n’est pas un lieu de stockage définitif.

 

Pour conclure, imaginez que Microsoft 365 Copilot est un élève avide d’apprendre. Plus vous lui fournissez de matériels d’apprentissage (vos données), plus il deviendra performant, rapide et adapté à vos besoins. Assurez-vous que les documents sont accessibles dans OneDrive ou SharePoint.

 

 

Conseil : Anticipez l’arrivée de Copilot en transférant progressivement vos données vers OneDrive ou SharePoint. Cette préparation en douceur facilitera une intégration sans accroc.

 

 

Microsoft 365 Copilot

 

 

 

Gestion du changement

L’adoption de Microsoft 365 Copilot n’est pas seulement une question d’intégration technologique ; c’est aussi une transformation culturelle au sein de votre organisation. Pour que ce passage se fasse sans heurts, une approche proactive s’impose.

 

Commencez par sensibiliser vos utilisateurs aux principes fondamentaux de l’IA. Sur le site de Microsoft vous retrouverez la présentation de l’outil AI. Il offre un éclairage sur le fonctionnement de Copilot et comment il peut transformer l’expérience professionnelle. Cette compréhension initiale est essentielle pour gagner l’adhésion des équipes.

 

L’activation des guides intégrés dans le produit est également un moyen efficace de guider les utilisateurs. Dans le contexte de Microsoft 365 Copilot, ces aides pourraient se manifester sous forme de petits pop-ups ou de bulles d’aide qui guideraient les utilisateurs sur la façon d’utiliser Copilot efficacement, comment poser des questions, comment interpréter les réponses, etc. En activant ces guides, une organisation peut faciliter la transition vers l’utilisation de Copilot, en s’assurant que ses employés comprennent bien comment interagir avec cet outil.

 

Il est aussi crucial de reconnaître et de respecter les résistances au changement. Tous ne s’adapteront pas au même rythme. Prévoir des formations et des ateliers dédiés pourra aider à aplanir ces différences de vitesse d’adoption.

 

Finalement, faites de ce changement une opportunité d’amélioration continue. Encouragez le partage de retours d’expérience, les astuces et les meilleures pratiques au sein de l’équipe. Cette dynamique collaborative renforce non seulement l’efficacité de Copilot, mais aussi la cohésion d’équipe.

 

 

Identifier les bénéficiaires de Copilot

Investir dans Microsoft 365 Copilot est une décision stratégique. Mais tout comme toute ressource précieuse, il est essentiel d’en optimiser l’usage. Il convient donc de déterminer qui, au sein de votre organisation, tirerait le meilleur profit de cet outil.

 

Bien entendu, les professionnels produisant d’importantes quantités de présentations et documents sont de parfaits candidats. Copilot peut les aider à accélérer la rédaction, garantir la cohérence et faciliter l’accès à des données pertinentes.

 

Mais les avantages de Copilot ne se limitent pas à la rédaction. Les cadres, gestionnaires et vendeurs sont souvent en quête d’informations clés. Ils nécessitent un accès rapide et fiable à des insights pertinents pour prendre des décisions éclairées. Copilot, en fournissant rapidement des données précises, devient pour eux un allié précieux.

 

Il serait réducteur de limiter Copilot à certains métiers ou fonctions. Sa polyvalence peut apporter une valeur ajoutée dans de multiples domaines. Toutefois, pour maximiser le retour sur investissement, il est sage de prioriser son déploiement là où l’impact sera le plus significatif.

 

 

Conseil : Lorsque vous évaluez qui bénéficierait le plus de Copilot, pensez à consulter vos équipes. Leur retour d’expérience terrain peut souvent révéler des besoins non anticipés.

 

 

Préparation des employés à l’ère Copilot

L’intégration de Microsoft 365 Copilot dans vos outils quotidiens est une étape majeure. Cependant, l’outil n’est efficace que si vos employés savent comment l’utiliser à son plein potentiel. Les préparer est donc crucial.

 

L’expression “Prompt Engineering” s’est popularisée récemment. Elle décrit comment formuler des demandes efficaces pour communiquer avec des modèles de langage avancés. La manière dont on pose une question peut grandement influencer la réponse obtenue.

 

 

Microsoft Copilot prompt

 

 

Former vos employés à la conception de prompts est donc une étape essentielle. Ils doivent apprendre à être précis, définir clairement le contexte et indiquer l’objectif souhaité de la réponse. Cette compétence permettra d’obtenir des réponses plus pertinentes, avec moins de retouches nécessaires.

 

Cependant, il ne faut pas se limiter à cela. Les employés doivent également comprendre les principes de base de l’IA et comment elle fonctionne avec Copilot. Cela les aidera à mieux utiliser l’outil, à anticiper ses réactions et à intégrer ses réponses dans leur travail quotidien.

 

 

Conseil : Proposez régulièrement des formations et des ateliers sur Copilot. Les mises à jour et améliorations sont fréquentes ; il est donc essentiel que vos employés restent informés des dernières fonctionnalités.

 

 

L’importance de fournir de bons prompts à Copilot

Lorsque nous parlons de Microsoft 365 Copilot, nous parlons essentiellement de dialogue avec un modèle de langage avancé. C’est un outil, et comme tout outil, il dépend beaucoup de la manière dont on l’utilise. Ici, la clé réside dans les prompts ou les demandes que nous formulons.

 

Les prompts ne sont pas de simples questions. Ce sont des directives claires qui orientent Copilot pour obtenir la meilleure réponse possible. Si le prompt est flou, la réponse le sera aussi. Si le prompt est précis, les chances d’une réponse utile augmentent considérablement.

 

Rédiger un bon prompt, c’est un peu comme poser une question à un expert dans un domaine spécifique. Vous voulez être direct, clair et donner suffisamment de contexte pour obtenir une réponse informée. Lorsque vous travaillez avec Copilot, considérez que vous avez affaire à un collègue expert qui a besoin de directives précises.

 

Il est également utile de comprendre comment fonctionne le “Generative Pre-trained transformer” (ChatGPT ?). En comprenant le mécanisme derrière, vos prompts peuvent être mieux adaptés pour obtenir des réponses plus précises.

 

 

Conseil : Le prompt parfait a besoin de plusieurs échanges et questions. Une fois votre prompt perfectionné, vous n’avez plus qu’à le réutiliser pour un besoin similaire!

 

 

Conclusion

Embrasser le changement, surtout dans un paysage technologique en constante évolution, est crucial pour rester compétitif et efficient. Microsoft 365 Copilot n’est pas simplement un nouvel outil, mais un pas en avant vers une collaboration améliorée, une productivité accrue et une exploitation optimale des données. En préparant vos données, en naviguant avec assurance à travers le changement, en identifiant les bons bénéficiaires, en formant vos employés et en maîtrisant l’art des prompts, vous vous positionnez pour tirer le meilleur parti de cette innovation.

 

Mais rappelez-vous, l’univers technologique ne s’arrête jamais. Pour rester à jour avec les dernières tendances, avancées et conseils, abonnez-vous à notre newsletter. Ensemble, explorons l’avenir de la technologie et découvrons comment elle peut transformer notre quotidien professionnel.

 

 

 

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Copilot de Microsoft 365

 

 

 

 

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