Paramétrer votre message d’absence sur Outlook

Message d'absence Outlook
Apprenez à configurer facilement votre message d'absence Outlook. Paramétrez une réponse automatique en quelques clics.

Bienvenue dans ce guide complet où nous vous aiderons à programmer votre message d’absence Outlook en quelques étapes simples. Que vous soyez sur le point de partir en vacances ou indisponible pour une certaine période, Outlook vous offre la possibilité de prévenir vos contacts de manière automatisée. Dans cet article, nous décortiquerons chaque étape en détail pour vous aider à configurer ce système de manière fluide et naturelle. Apprenez à maîtriser cette fonctionnalité d’Outlook pour assurer une communication continue, même pendant votre absence!

 

 

1. Configuration de la réponse automatique dans Outlook

Une fois connecté à votre boite de réception, vous allez cliquez sur l’onglet “Fichier” en haut à droite. Dans le volet des informations qui s’affiche, vous devriez voir l’option réponse automatique. Cliquer sur cette option pour ouvrir la fenêtre de paramétrage du message d’absence.

 

 

Message d'absence Outlook

 

Message d'absence Outlook

 

 

 

Note: si vous avez connecté un compte Gmail à un compte Outlook, vous devrez paramétrer votre message d’absence directement dans Gmail.

 

Il suffit ensuite de sélectionner l’option “envoyer des réponses automatiques” et de paramétrer le message.

 

 

 

2. Configuration spécifique pour une période donnée

Sous l’option “envoyer des réponses automatiques”, vous pouvez spécifier une période d’envoi. Cela signifie que votre message d’absence sera actif uniquement pendant cette période.

 

 

Message d'absence Outlook

 

 

Sélectionnez le jour et l’heure de début ainsi que le jour et l’heure de fin pour votre message d’absence. C’est pendant ce laps de temps que vos contacts recevront votre message d’absence automatique.

 

Une fois la période définie, assurez-vous de cocher l’option “envoyer des réponses automatiques pendant cette période”. C’est ce qui permettra à votre message d’absence d’être envoyé pendant la période spécifiée.

 

Conseil : N’oubliez pas de cocher cette option, sinon vos réponses automatiques ne seront pas envoyées pendant la période définie.

 

 

3. Rédaction du message d’absence

Votre message d’absence devrait expliquer brièvement pourquoi vous n’êtes pas disponible et quand vous serez de retour. Veillez à le garder simple et clair.

 

Si possible, mentionnez une personne de contact pour les requêtes urgentes pendant votre absence. Cela peut aider à maintenir la continuité des affaires (et à profiter sereinement de vos vacances…). Bien sûr, assurez-vous que la personne de contact est au courant de son rôle pendant votre absence.

 

Prenez le temps de relire votre message pour éviter les fautes de frappe ou les oublis. Une fois satisfait, confirmez le message en cliquant sur “OK”.

 

Message d'absence Outlook

 

 

4. Activation de la réponse automatique

 

Votre message d’absence sera activé à l’heure de début que vous avez définie. Une fois la réponse automatique activée, un message apparaîtra dans votre boîte de réception pour vous le confirmer. Si besoin vous pouvez facilement désactiver la réponse automatique à partir de cet endroit.

 

Message d'absence Outlook

 

 

Astuce : Un test depuis une autre adresse mail vous permettra de vous assurer que votre message est bien rédigé et ne contient aucune erreur.

 

Si vous revenez plus tôt ou si vous devez désactiver votre message d’absence, vous pouvez le faire en cliquant sur le message indiquant que les réponses automatiques sont activées.

 

 

 

5. Configuration de la réponse automatique dans Outlook sur internet

La configuration de la réponse automatique sur la version en ligne d’Outlook est similaire à celle de l’application de bureau. Connectez-vous à votre compte sur le site web d’Outlook. Dans le coin supérieur droit, cliquez sur l’icône “Paramètres”. Dans les options, vous devriez voir réponse automatique.

 

 

Message d'absence Outlook web

 

Message d'absence Outlook web

 

 

 

Activez la réponse automatique en cliquant sur l’option correspondante. Comme dans l’application de bureau, vous pouvez rédiger votre message et définir une période d’envoi.

 

Une fois que vous avez rédigé votre message et défini votre période d’envoi, cliquez sur “Enregistrer”. Comme toujours, il est conseillé de vérifier que tout fonctionne comme prévu en envoyant un e-mail test.

 

 

 

 

 

 

 

Et voilà, vous savez maintenant comment configurer un message d’absence dans Outlook, que vous utilisiez un compte Outlook, un compte Gmail ou la version en ligne d’Outlook. Il s’agit d’un outil essentiel pour communiquer efficacement votre indisponibilité à vos contacts, tout en les assurant que vous répondrez à leur demande dès votre retour.

 

Rappelez-vous, les réponses automatiques sont un excellent moyen de maintenir une communication ouverte et transparente, même lorsque vous n’êtes pas disponible. Elles permettent à vos contacts de savoir quand ils peuvent s’attendre à une réponse de votre part, ce qui peut aider à minimiser le stress et l’incertitude.

 

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