Comment fusionner des tableaux Excel en un seul tableau

Fusionner des tableaux Excel
Découvrez comment fusionner des tableaux Excel facilement avec Power Query. Un guide étape par étape pour optimiser vos analyses.

Travailler avec plusieurs tableaux Excel peut parfois s’avérer compliqué. Vous vous êtes déjà demandé comment fusionner des tableaux Excel efficacement ? Dans cet article, nous vous guiderons pas-à-pas pour réaliser cette tâche en toute simplicité.

 

1. Préparation des données : les prérequis essentiels

Avant de plonger dans la fusion de vos rapports avec Power Query, il est essentiel de préparer vos données. Une bonne préparation en amont facilite grandement les étapes suivantes. Regroupez tous vos rapports dans un dossier unique. Cela permet d’avoir tous vos fichiers à portée de main et de s’assurer qu’aucun ne soit oublié.

 

Fusionner des fichiers avec Power query

 

Pour notre démonstration, nous avons un rapport mensuel pour chaque mois au format CSV. Dans le futur il nous suffira simplement d’ajouter le dernier fichier, par exemple le dernier rapport mensuel, et il sera (presque) automatiquement fusionné avec les autres fichiers.

Veillez à la cohérence des en-têtes. Pour une fusion sans encombre, dans chaque fichier on doit retrouver le même en-tête pour chaque colonne. Si l’un de vos fichiers a un en-tête différent, cela pourrait provoquer des erreurs lors de la fusion.

Ensuite, créez un nouveau fichier Excel. C’est dans ce fichier que toutes vos données seront combinées, prêtes pour l’analyse.

 

2. Importer les données : saisir la source

Power Query est un puissant outil intégré à Excel. Il est spécialement conçu pour l’importation, la transformation et l’automatisation des données. Si vous n’avez jamais entendu parler de cet outil, jeter un oeil à notre article qui explique comment automatiser avec Power query!

Pour accéder à Power Query, rendez-vous dans l’onglet Données. Vous remarquerez une section intitulée “Récupérer et transformer les données”. C’est ici que tout commence.

Power Query peut gérer différents formats : que ce soit des fichiers Excel, des fichiers texte ou csv, des PDF, des dossiers et différents types de bases de données. Pour notre exercice, nous nous concentrerons sur les données provenant d’un dossier.

Une fois dans Power Query, choisissez “À partir d’un dossier” dans la section “Récupérer et transformer les données”. Lorsque vous y êtes invité, naviguez jusqu’à votre dossier contenant les rapports mensuels.

 

Fusionner des fichiers avec Power query

 

Ne vous inquiétez pas si vous ne voyez pas immédiatement vos fichiers CSV. Cliquez simplement sur “Ouvrir”, et vous obtenez la liste des fichiers que vous vous apprêtez à fusionner. En bas de l’écran on va ensuite cliquer sur “Combiner” puis “Combiner et transformer les données”. L’étape de transformation des données va nous permettre de “nettoyer” le tableau final de fusion des tableaux. On va pouvoir faire les modifications nécessaires afin d’obtenir un tableau propre pour nos futures analyses.

 

Fusionner des fichiers avec Power query

 

Une fois cette option sélectionnée, une nouvelle fenêtre apparaîtra. Elle affiche un aperçu de la manière dont les données sont combinées. Vérifiez que les données sont correctement séparées dans différentes colonnes. Dans l’exemple ci-dessous, Power query a bien compris que les données étaient séparées pas des points virgules et on obtient bien des colonnes cohérentes.

On peut valider en cliquant sur OK et passer à la prochaine étape: transformer le tableau avec les données fusionnées pour obtenir le tableau d’analyse parfait!

Fusionner des fichiers avec Power query

 

3. Combiner et transformer : optimisez votre tableau

Vous arrivé donc dans l’interface principale de Power Query. Ici, des outils puissants sont à votre disposition pour nettoyer et optimiser votre tableau. Supprimez les colonnes inutiles, renommez les en-têtes si nécessaire, et assurez-vous que toutes les informations sont cohérentes.

Ces étapes préparatoires peuvent sembler minutieuses, mais elles garantissent un tableau final propre et professionnel. Et le meilleur est à venir : une fois que ces étapes sont enregistrées, elles sont automatiquement appliquées aux futures données que vous ajouterez. Un gain de temps considérable pour l’avenir !

 

Power query

 

Le nettoyage des données est une étape cruciale et vous surement passer plusieurs heures à arranger vos rapports mensuels ou hebdomadaires pour pouvoir ensuite travailler avec les chiffres. Avec Power Query, cette tâche devient étonnamment simple.

D’abord, jetez un œil au Ruban dans Power Query. Vous y découvrirez de multiples outils destinés à améliorer la qualité de votre tableau. Voici quelques exemples de fonctionnalités que nous avons utilisé dans l’exemple de la vidéo:

  • Supprimez les lignes inutiles en utilisant l’option “Supprimer les lignes”
  • Renommer tous les en-têtes avec l’option “Utiliser la première ligne pour les en-têtes”
  • Modifier rapidement le format de chauqe colonne en cliquant sur l’icone dans l’en-tête
  • Remplir automatiquement des cellules vides avec la fonction “Remplir”
  • Éliminer des lignes vides en utilisant le filtre dans l’en-tête. Le filtre vous permet également de retirer certaines valeurs que vous ne voulez pas faire apparaitre dans l’analyse.
  • Modifier du texte en minuscule pour que la première lettre soit en majuscule et ainsi obtenir des noms propres
Après ces étapes, prenez un moment pour admirer votre travail. Vous avez transformé un ensemble de données brut en un tableau organisé et prêt à l’analyse. Et n’oubliez pas, chaque étape que vous définissez est automatisée pour les futurs imports. Une vraie révolution pour vos processus d’analyse !

 

 

4. Exporter les résultats : tableau ou tableau croisé dynamique ?

Après le nettoyage, l’étape suivante est l’exportation. Vous vous demandez probablement : “Dois-je opter pour un tableau classique ou un tableau croisé dynamique ?” Pas de panique, nous allons éclaircir ce choix.

Un tableau classique est direct et familier. Il vous présente les données sous une forme brute, exactement comme elles étaient dans Power Query. Si vous voulez une vision directe et transparente de vos données, c’est un excellent choix.

Par contre, si vous avez des milliers de lignes dans votre classeur Excel, sachez que vous pouvez directement charger un tableau croisé dynamique. Vous obtenez ainsi un résumé de vos données selon les critères que vous allez choisir. Ce dernier est conçu pour gérer de grands volumes de données. Il vous permet de trier, filtrer et analyser vos informations de manière interactive.

 

Tableau croisé dynamique

 

Pour exporter, rendez-vous dans l’onglet Accueil de Power Query. Vous y trouverez l’option “Fermer et charger dans”. Une fenêtre s’ouvrira vous permettant de choisir entre les deux formats.

Si vous changer d’avis, dans le panneau “Requêtes et connexions” ouvert sur la droite, faites un clic droit sur la requête et sélectionnez “Charger dans”. Vous retrouverez le même choix d’options pour exporter vos données.

Et voilà, en quelques clics, vous avez exporté vos données nettoyées. Vous êtes maintenant prêt à débuter votre analyse avec des données fiables et bien structurées.

 

 

5. Ajouter de nouveaux rapports : l’automatisation en action

Vous avez travaillé dur pour préparer vos données, mais le travail ne s’arrête pas là. L’une des merveilles de Power Query, c’est sa capacité à s’adapter aux mises à jour. Lorsque de nouveaux rapports sont disponibles, inutile de tout refaire !

Power Query a une fonction magique : l’automatisation. Ajoutez un nouveau rapport au dossier initial, et Power Query le reconnaîtra. Plus de copier-coller fastidieux chaque mois, Power Query le fait pour vous.

Fusionner des fichiers avec Power query

 

Conseil : Assurez-vous que les nouveaux rapports ont le même format que les précédents pour garantir une intégration fluide.

 

Pour intégrer les nouvelles données, c’est simple :

  1. Ajoutez le rapport dans le dossier source.
  2. Dans Excel, faites un clic droit sur votre tableau.
  3. Sélectionnez “Actualiser”.

 

Fusionner des fichiers avec Power query

 

Et voilà ! Les nouvelles données s’ajoutent automatiquement à votre tableau. Grâce à l’automatisation, vous gagnez du temps et évitez les erreurs manuelles. Prêt à gagner quelques heures par mois?

 

Fusionner des fichiers avec Power query

 

 

6. Bonnes pratiques et astuces supplémentaires

Une fois familiarisé avec Power Query, vous découvrirez tout son potentiel. Mais comme pour tout outil, il est bon de suivre quelques bonnes pratiques pour en tirer le meilleur parti.

  • Consistance des données : Assurez-vous que tous vos fichiers source aient le même format. Cela facilite la fusion et évite les erreurs.
  • Vérifiez régulièrement : Bien que Power Query automatisera la plupart des tâches, vérifiez vos données régulièrement pour repérer d’éventuelles anomalies.
  • Nommez vos requêtes : Cela semble simple, mais donner un nom pertinent à chaque requête vous aidera à vous organiser.
  • Formations et mises à jour : Power Query évolue. Restez à jour avec les nouvelles fonctionnalités et cherchez des formations pour approfondir vos connaissances.

 

Enfin, n’hésitez pas à explorer ! Power Query regorge d’outils et de fonctionnalités. Plus vous expérimentez, plus vous deviendrez expert. Avec ces bonnes pratiques en main, vous êtes prêt à tirer le meilleur de Power Query.

 

7. D’autres questions?

  1. Qu’est-ce que Power Query dans Excel ?
    Power Query est un outil intégré à Excel qui permet d’importer, de transformer, de filtrer et de fusionner des données provenant de diverses sources.
  2. Pourquoi utiliser Power Query pour fusionner des tableaux ?
    Power Query facilite la fusion de multiples tableaux, même s’ils proviennent de sources différentes, en quelques clics. De plus, il permet d’automatiser le processus pour des mises à jour régulières.
  3. Dois-je avoir des compétences en codage pour utiliser Power Query ?
    Non, Power Query est conçu pour être convivial avec une interface graphique. Bien que connaître le langage M (le langage de Power Query) peut être un avantage, ce n’est pas nécessaire pour les tâches basiques.
  4. Mes fichiers sources doivent-ils être structurés de la même manière pour fusionner avec Power Query ?
    Idéalement, oui. Avoir des en-têtes de colonnes identiques facilite la fusion. Toutefois, Power Query offre des outils pour gérer les différences lors de la fusion.
  5. Peut-on fusionner des tableaux provenant de sources autres qu’Excel avec Power Query ?
    Oui, Power Query peut gérer des données provenant de diverses sources, y compris des bases de données, des fichiers CSV, des feuilles Google et bien d’autres.
  6. Comment mettre à jour un tableau fusionné si l’un de mes fichiers sources est modifié ?
    Avec Power Query, vous pouvez simplement “actualiser” les données, et les changements des fichiers sources seront automatiquement répercutés dans le tableau fusionné.
  7. Est-ce que Power Query est disponible dans toutes les versions d’Excel ?
    Power Query est intégré nativement à Excel 2016 et aux versions ultérieures. Pour Excel 2010 et 2013, il est disponible en tant qu’add-in à télécharger séparément.
  8. Comment gérer les doublons lors de la fusion de tableaux avec Power Query ?
    Power Query propose des fonctionnalités pour supprimer les doublons, permettant ainsi d’obtenir un tableau fusionné propre et sans redondance. On retrouve cette fonctionnalité dans le ruban, sous “Supprimer les colonnes” ou sinon en faisant un clic droit dans un en-tête de colonne.
  9. Les transformations effectuées dans Power Query affectent-elles mes fichiers sources originaux ?
    Non, toutes les manipulations et transformations réalisées dans Power Query sont non-destructrices. Vos fichiers sources resteront intacts. Les données sont copiées et transformées dans le nouveau fichier créé.
  10. Puis-je combiner des données horizontales et verticales avec Power Query ?
    Oui, avec Power Query, vous pouvez pivoter ou dépivoter des données, ce qui permet de combiner des tableaux structurés de manière horizontale ou verticale.

 

 

Conclusion

De la préparation des données à l’exportation, en passant par la transformation et le nettoyage, vous avez maintenant toutes les clés en main pour maîtriser cet outil puissant d’Excel. Mais n’oublions pas que l’apprentissage est un chemin continu. Chaque outil, chaque fonctionnalité, chaque astuce découvert nous rapproche d’une utilisation optimale et efficiente d’Excel.

Et en parlant d’apprendre… Si vous avez aimé plonger dans les détails de Power Query avec nous, pourquoi ne pas relever un nouveau défi ? Rejoignez notre Challenge 30 jours 30 fonctions Excel ! Chaque jour pendant un mois, découvrez une nouvelle fonction Excel, son utilité et comment la mettre en pratique. C’est une opportunité parfaite pour élargir vos compétences et devenir un véritable maestro d’Excel.

Alors, êtes-vous prêt pour ce nouveau challenge ? Nous sommes impatients de vous accompagner dans cette nouvelle aventure !

 

 

Visionner le tutoriel vidéo

Fusionner des tableaux Excel

 

 

N’hésitez pas à télécharger les exemples de rapports mensuels pour vous entrainer sur Excel:

Note: pour ouvrir un fichier csv, clic droit sur le fichier puis Ouvrir avec Excel

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