Comment faire du publipostage avec Word et Excel

Faire du publipostage avec Word et Excel
Comment utiliser les logiciels Excel et Word pour créer rapidement et automatiquement des centaines de lettres personnalisées!

Le publipostage avec Word et Excel est un outil extrêmement utile pour personnaliser des lettres, des enveloppes ou des étiquettes pour un grand nombre de destinataires. Cette fonction permet de gagner du temps, de réduire les erreurs et d’améliorer l’efficacité de votre travail. Par exemple, vous pouvez facilement créer une lettre de bienvenue personnalisée pour chaque nouveau client que vous avez acquis. Ou créer plusieurs CV sur Word adapté à chaque offre d’emploi. C’est un excellent moyen de renforcer votre relation avec vos clients et de montrer que vous êtes attentif à leurs besoins. Dans ce tutoriel, nous allons découvrir comment utiliser les logiciels Excel et Word pour écrire 300 lettres personnalisées ou plus en quelques minutes grâce à la fonction de publipostage.

 

1. Préparation des champs du publipostage dans Excel

Avant de commencer le publipostage, vous devez préparer vos données dans Excel. Dans notre exemple nous allons créer un tableau Excel avec quatre colonnes portant le titre Prénom, Nombre, Adresse, Ville que nous allons remplir avec le top 300 des noms utilisés entre 2000 et 2018.

 

Conseils pour préparer votre feuille de calcul :

  • faire correspondre le nom des colonnes au nom des champs que vous voulez intégrer dans le publipostage.
  • les données à fusionner doivent se trouver dans la première feuille de votre feuille de calcul.

 

 

Comment faire du publipostage avec Excel et Word

 

 

2. Paramétrage du publipostage dans Word

Création du document principal du publipostage dans Word

Pour l’étape suivante, nous allons nous rendre sur Word et connecter notre source de données à notre document Word en utilisant la fonction de publipostage.

 

Ouvrez Word et créez un nouveau document. Dans l’onglet Publipostage, cliquez sur le bouton “Démarrer la fusion et le publipostage” et choisissez l’option “Lettres”. Word vous invite ensuite à choisir le document principal. Sélectionnez le document principal et cliquez sur “Ouvrir”.

 

Comment faire du publipostage avec Excel et Word

 

 

Dans la boîte de dialogue “Options d’étiquette”, cliquez sur “Sélectionner des destinataires” et sélectionnez “Utiliser une liste existante”.

 

Conseil : Avant de commencer à utiliser le publipostage, assurez-vous que toutes les données de votre feuille Excel sont correctes et à jour. Cela garantira que les informations que vous utilisez pour personnaliser vos lettres ou étiquettes sont correctes.

 

Comment faire du publipostage avec Excel et Word

 

 

Ensuite, cliquez sur “Parcourir” pour trouver votre fichier Excel. Sélectionnez le fichier Excel contenant les données que vous souhaitez utiliser pour le publipostage. Dans la boîte de dialogue “Sélectionner le tableau”, sélectionnez la feuille contenant les données que vous souhaitez utiliser.

 

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Ajout des champs de fusion

Une fois que nous avons connecté notre source de données à notre document, nous pouvons rédiger notre lettre et ajouter les champs de fusion pour personnaliser le document avec les informations de la source de données. Nous allons prendre un modèle de lettres classique avec le nom du destinataire. Nous voulons que ce nom corresponde à chacun des prénoms de notre tableau.

 

Cliquez sur “Insérer un champ de fusion”. Une fois que vous avez sélectionné les champs de fusion que vous voulez utiliser, vous pouvez les ajouter à votre document principal en les insérant dans les endroits appropriés. Par exemple, si vous voulez inclure le champ Prénom, vous pouvez l’insérer à l’endroit où vous voulez qu’il apparaisse dans la lettre.

 

Comment faire du publipostage avec Excel et Word

 

 

Dans notre exemple on remplace également l’adresse postale par le champ de fusion “Adresse”, et la ville par le champ de fusion “Ville”. Enfin, nous allons ajouter un champ de fusion pour le nombre de personnes ayant porté le même prénom entre 2000 et 2018. On constate que les 4 champs de fusion ajoutés sont entre guillemets dans la lettre Word.

 

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Fusion et impression des documents: publipostage

Après avoir ajouté tous les champs de fusion dans le document, vous pouvez prévisualiser le résultat final en cliquant sur le bouton “Aperçu des résultats”. Word affichera alors un aperçu de chaque lettre personnalisée pour chaque enregistrement de votre feuille de calcul Excel. Puis en cliquant sur “Suivant”, vous pourrez voir tous les exemples disponibles dans notre liste de destinataires.

 

Conseil : Vérifiez attentivement la prévisualisation de vos documents fusionnées pour vous assurer que toutes les informations sont correctes et bien alignées. Si vous trouvez des erreurs, retournez à l’étape précédente et corrigez les données dans votre fichier Excel ou vos champs de fusion.

 

Une fois que vous êtes satisfait de l’aperçu des résultats, vous pouvez fusionner et imprimer les documents en cliquant sur le bouton “Terminer et fusionner” dans l’onglet Publipostage. Word vous demandera ensuite si vous voulez fusionner tous les enregistrements ou seulement certains d’entre eux. Sélectionnez l’option souhaitée et cliquez sur “OK”. Word fusionnera alors les données de votre feuille de calcul Excel avec le document principal pour créer des lettres personnalisées.

 

Après avoir fusionné vos étiquettes, vous pouvez les imprimer immédiatement ou les enregistrer pour une utilisation ultérieure. Si vous choisissez de les enregistrer, vous pouvez les sauvegarder en tant que document Word ou les exporter vers un autre format, tel que PDF.

 

Comment faire du publipostage avec Excel et Word

 

 

Le publipostage avec Word et Excel est un outil très utile qui permet de personnaliser rapidement et facilement des lettres. Mais aussi des enveloppes ou des étiquettes et ce pour un grand nombre de destinataires. En suivant les étapes décrites ci-dessus, vous pouvez faire du publipostage d’Excel à Word en quelques minutes seulement.

 

Le publipostage offre également d’autres possibilités: envoi d’e-mails personnalisés ou création de rapports personnalisés pour votre entreprise. En apprenant à utiliser cette fonctionnalité, vous pouvez gagner du temps et améliorer l’efficacité de votre travail.

 

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Comment faire du publipostage Word Excel

 

 

 

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